и мы с вами свяжемся
Своя служба или аутсорс: что дешевле с учётом скрытых затрат
Аутсорс кажется дешевле, когда цену подрядчика сравнивают с голыми окладами. Но своя служба стоит больше оклада: взносы, рабочее место, подбор и адаптация тех, кто уходит. Введите шесть чисел: калькулятор покажет полную стоимость своей службы, стоимость аутсорса, разницу за год и цену подрядчика, при которой варианты равны. Для группы компаний берите общие цифры по функции.
Подставлен условный пример: цифры придуманы для демонстрации и не относятся к реальной компании. Любая правка поля снимает эту пометку.
Сколько человек сейчас выполняют эту функцию у вас (бухгалтерия, закупки, юристы, ИТ) или сколько вы наняли бы, если делать её своими силами. Считайте людей, а не ставки, и округлите до целого. Число должно быть не меньше 1.
Средний оклад одного сотрудника до вычета НДФЛ, как он записан в трудовом договоре. Взносы калькулятор добавит сам (30 %). Если премии выплачиваются регулярно, включите их в средний оклад. Число должно быть больше нуля.
Сколько в год стоит держать одного сотрудника, не считая зарплаты: компьютер и его износ, лицензии на программы, доступ к справочным системам, профильные курсы, место в офисе. Если не считали, введите оценку. Если таких расходов нет, введите 0.
Сколько сотрудников этой функции в среднем уходит за год. На каждого ушедшего нужно найти и ввести в работу нового, это стоит денег. Число может быть больше количества людей в функции, если текучесть очень высокая. Если никто не уходит, введите 0.
Сколько подрядчик просит в месяц за весь объём работ, который сейчас делает ваша служба. Берите цену из предложения или действующего договора. Разовые платежи за переход в этот расчёт не входят. Число должно быть больше нуля.
Оклад до НДФЛ своего сотрудника, который остаётся у вас, принимает работу подрядчика и отвечает за результат. Взносы калькулятор добавит сам. Если контролёра не будет, введите 0, но тогда за качество и сроки работы подрядчика у вас никто не отвечает.
В расчёте взносы с оклада — 30 %, подбор одного сотрудника — 100 тыс. ₽, адаптация нового — 4,5 месяца с отдачей вполовину. Это постоянные величины, вводить их не нужно.
Что дешевле: своя служба или аутсорс
Результат — оценка по упрощённой годовой модели. Допущения перечислены в блоке «Как это считается» ниже.
Как это считается
Пять формул словами
- Своя служба в год = людей × оклад × 12 × 1,3 + людей × рабочее место, софт и обучение + ушедших × (100 тыс. ₽ + 0,5 × оклад × 4,5). Коэффициент 1,3 — оклад плюс взносы 30 %.
- Аутсорс в год = цена подрядчика × 12 + оклад контролёра × 12 × 1,3. Если контролёра нет, вторая часть равна нулю.
- Разница = своя служба − аутсорс, за год. В процентах она считается от стоимости своей службы.
- Во сколько раз своя служба дороже голых окладов = своя служба ÷ (людей × оклад × 12).
- Цена подрядчика, при которой варианты равны = (своя служба − оклад контролёра × 12 × 1,3) ÷ 12. При такой цене аутсорс стоит ровно столько же, сколько своя служба.
Вывод
- Аутсорс дешевле: разница больше 10 % стоимости своей службы в пользу аутсорса.
- По деньгам паритет, решают риски: разница в пределах 10 % в любую сторону.
- Своя служба дешевле: аутсорс дороже больше чем на 10 % стоимости своей службы.
Откуда константы
- Взносы 30 % — единый тариф страховых взносов в пределах предельной базы (nalog.gov.ru). Сверх базы тариф ниже, 15,1 %, поэтому при очень высоких окладах калькулятор немного завышает стоимость своей службы.
- Подбор одного сотрудника — 100 тыс. ₽ (журнал «Финансовый директор»).
- Адаптация нового сотрудника — 4,5 месяца, середина диапазона 3–6 месяцев. Пока человек осваивается, он отдаёт вполовину, поэтому на каждого ушедшего теряется 0,5 × оклад × 4,5.
Допущения
- Расчёт за один год, без индексации окладов и цены подрядчика.
- На месте каждого ушедшего нанимают нового: платят за подбор и теряют на адаптации.
- Рабочее место, софт и обучение контролёра в расчёт не входят: его стоимость считается как оклад с взносами.
- Риски аутсорса в рубли не переводятся: это цена выхода из договора, ответственность подрядчика за доначисления, потери от ошибок подрядчика и разовые расходы на переход. О них напоминает вывод и блок «Что можно сделать».
- Суммы округлены: слагаемые могут расходиться с итогом на 0,1 млн ₽.
Что можно сделать
- Узнайте цену выхода из договора. Спросите заранее: за сколько дней подрядчик должен получить уведомление, какой штраф, кто и в какие сроки передаст документы и доступы. Прибавьте цену возврата: если службу придётся вернуть, подбор и адаптация людей обойдутся так же, как в расчёте выше.
- Пропишите в договоре ответственность за доначисления. Если налоговая доначислит налоги из-за ошибки подрядчика, платить должен он, а не вы. Ответственность стоит записать в рублях и без потолка в одну месячную плату, а срок исправления ошибок — в днях.
- Оставьте хотя бы одного своего контролёра. Человек, который понимает работу подрядчика, принимает её и отвечает за результат. Без него экономия в калькуляторе есть, а контроля нет: поле «Оклад своего контролёра» держите выше нуля.
- Сравните предложение подрядчика с ценой, при которой варианты равны. Если он просит меньше, торгуйтесь не за цену, а за условия: ответственность, сроки, состав работ.
- Проверьте число уходящих за год: от него зависят затраты на подбор и адаптацию. Если текучесть можно снизить, своя служба дешевеет, а преимущество аутсорса сокращается.
Расчёт идёт прямо в браузере. Введённые цифры никуда не отправляются и не сохраняются.
Новый инструмент — каждую пятницу
Раз в неделю присылаем на почту разбор, где у компании застревают деньги, и калькулятор или шаблон к нему.